Tilitoimiston vaihtajan tarkistuslista
Tilitoimistoa vaihdetaan harvoin, ja juuri siksi se menee helposti pieleen: aineisto jää puolitiehen, tilinpäätös kahdelle tekijälle ja valtuutukset roikkumaan. Neljä asiaa jotka kannattaa selvittää ennen kuin allekirjoitat uuden sopimuksen tai irtisanot vanhan. Luvut on tarkistettu lähteistään 25.8.2026.
1Tiedä että vastuu on sinun, ei tilitoimiston
Kirjanpitovelvollinen on yritys. Vastuu kirjanpidon järjestämisestä ja aineiston oikeellisuudesta on viime kädessä yrittäjällä, vastuunalaisella yhtiömiehellä tai hallituksella — toimeksianto jakaa työtä, ei velvollisuutta. Sama koskee aineiston säilyttämistä: vastuu pysyy kirjanpitovelvollisella, vaikka arkistointi olisi ulkoistettu, ja myös toiminnan päätyttyä.
Tämä on se kohta joka kannattaa sisäistää ennen kaikkea muuta, koska se muuttaa kysymyksenasettelun. Et osta vastuun siirtoa, vaan työtä ja osaamista — ja siksi sinun pitää pystyä seuraamaan mitä on tehty ja saamaan aineisto haltuusi silloin kun haluat.
2Tarkista rahanpesun valvontarekisteri
Kirjanpitopalveluja tarjoavat yritykset ovat rahanpesulain tarkoittamia ilmoitusvelvollisia, ja niiden on hakeuduttava rahanpesun valvontarekisteriin, jota pitää Lupa- ja valvontavirasto. Rekisteri on julkinen ja sitä voi selata ilman kirjautumista.
Tämä on tarkistus jota kukaan ei tee, vaikka se on yhtä helppo kuin sähköurakoitsijan tarkistaminen Tukesin rekisteristä. Poikkeus kannattaa tietää: alihankintaa tekevän tilitoimiston ei tarvitse olla rekisterissä, jos työ tehdään päämiehen lukuun eikä omia asiakkaita ole.
Lähteet: Rahanpesun valvontarekisteri ja Lupa- ja valvontavirasto
3Erota auktorisointi viranomaisvaatimuksesta
Taloushallintoliiton auktorisointi on liiton oma tarkastus, ei viranomaisvaatimus, eikä sen puuttuminen tee toimistosta laitonta. Se kertoo silti jotain todennettavaa: auktorisointi edellyttää muun muassa vähintään kahden vuoden toimintaa, riittävää vakuutusturvaa ja vakavaraisuutta sekä nimettyä vastuuhenkilöä jolla on KLT-tutkinto.
Auktorisoitu toimisto raportoi edellytysten täyttymisestä kahden vuoden välein, ja viiden vuoden välein kaikki tarkastetaan uudelleen. Kysy vastuuvakuutuksen määrä ja kuka hoitaa asiakkuutta silloin kun nimetty kirjanpitäjä on lomalla tai sairaana — varahenkilö on käytännössä se kohta jossa pieni toimisto joko toimii tai ei toimi.
4Sovi vaihdosta kirjallisesti, ennen kuin irtisanot
Vaihdon riski ei ole uusi toimisto vaan väli. Sovi kirjallisesti mihin päivään asti vanha toimisto hoitaa kirjanpidon, milloin aineisto luovutetaan ja missä muodossa, kuka tekee viimeisen tilinpäätöksen ja veroilmoituksen, ja miten Verohallinnon sekä muiden viranomaisten valtuutukset siirretään.
Pyydä aineisto sähköisenä ja koneluettavana, älä pdf-nippuna. Muista säilytysajat, koska vastuu niistä on sinun: kirjanpitokirjat, tilinpäätös ja tililuettelo vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä, tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto vähintään 6 vuotta. Luonteva vaihdon hetki on tilikauden vaihde: kesken tilikauden vaihtaminen jakaa yhden tilinpäätöksen kahdelle tekijälle, ja se näkyy sekä laskussa että laadussa.
Etsi tilitoimisto
Hakemistossa on 5 123 tilitoimistoa. Se on toimialoista vanhin: mediaani-ikä on korkeampi kuin millään muulla kuratoidulla alalla, mikä kertoo pitkistä asiakassuhteista — ja siitä miksi vaihtaminen tuntuu isolta.
Usein kysyttyä
- Siirtyykö vastuu kirjanpidosta tilitoimistolle?
- Ei siirry. Kirjanpitovelvollinen on yritys, ja vastuu kirjanpidon järjestämisestä ja aineiston oikeellisuudesta on viime kädessä yrittäjällä, vastuunalaisella yhtiömiehellä tai hallituksella. Toimeksianto jakaa työtä, ei velvollisuutta. Sama koskee aineiston säilyttämistä: vastuu pysyy kirjanpitovelvollisella, vaikka arkistointi olisi ulkoistettu.
- Pitääkö tilitoimiston olla jossain rekisterissä?
- Pitää. Kirjanpitopalveluja tarjoavat yritykset ovat rahanpesulain tarkoittamia ilmoitusvelvollisia ja niiden on hakeuduttava Lupa- ja valvontaviraston ylläpitämään rahanpesun valvontarekisteriin. Rekisteri on julkinen ja sitä voi selata ilman kirjautumista, joten tarkistus on yksi haku. Alihankintaa tekevän tilitoimiston ei tarvitse rekisteröityä, jos sillä ei ole omia asiakkaita.
- Mitä auktorisoitu tilitoimisto tarkoittaa?
- Taloushallintoliiton auktorisointi on liiton oma tarkastus, ei viranomaisvaatimus. Se edellyttää muun muassa vähintään kahden vuoden toimintaa, riittävää vakuutusturvaa ja vakavaraisuutta sekä nimettyä vastuuhenkilöä jolla on KLT-tutkinto. Auktorisoitu toimisto raportoi edellytysten täyttymisestä kahden vuoden välein ja tarkastetaan uudelleen viiden vuoden välein.
- Kuinka kauan kirjanpitoaineistoa on säilytettävä?
- Kirjanpitokirjat, tilinpäätös, toimintakertomus ja tililuettelo vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä, tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta jona tilikausi päättyi. Nämä ovat vähimmäisaikoja, ja vastuu niiden noudattamisesta on kirjanpitovelvollisella.
- Mitä tilitoimistoa vaihtaessa pitää sopia?
- Sovi kirjallisesti mihin päivään asti vanha toimisto hoitaa kirjanpidon, milloin aineisto luovutetaan ja missä muodossa, kuka tekee viimeisen tilinpäätöksen ja veroilmoituksen, ja miten Verohallinnon sekä muiden viranomaisten valtuutukset siirretään. Aineiston siirtoa kannattaa pyytää sähköisenä ja koneluettavana. Vaihdon luonteva hetki on tilikauden vaihde, koska kesken tilikauden vaihtaminen jakaa yhden tilinpäätöksen kahdelle tekijälle.
Tämä opas kertoo mitä laki vaatii ja mistä asian voi tarkistaa. Se ei ole kirjanpito- eikä veroneuvontaa eikä ota kantaa yksittäisen yrityksen laatuun. Luvut on tarkistettu lähteistään 25.8.2026.